Ảnh hưởng của việc ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực đối với kế toán quản trị - Những định hướng nghiên cứu

Ngày tạo: 09/01/2019 4:29:31 CH - Số lần đọc: 46
(Đăng trên Tạp chí Kế toán và Kiểm toán, số T10/2018)

Nhận: 10/10/2018
Biên tập: 19/10/2018
Duyệt đăng: 29/10/2018


Việc ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và ứng dụng các hệ thống quản trị nguồn lực nói riêng, sẽ tăng cường chất lượng, khả năng cung cấp thông tin hỗ trợ quá trình ra quyết định của các nhà quản trị trong doanh nghiệp. Kế toán quản trị với các chức năng, công việc và các phương pháp được tổ chức trong doanh nghiệp cũng nhằm cung cấp các thông tin (tài chính, phi tài chính) cho các nhà quản trị trong hoạch định, tổ chức, thực hiện, kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Như vậy, ở góc độ cung cấp thông tin, kế toán quản trị và hệ thống quản trị nguồn lực sẽ có thể có những mối quan hệ, tác động ảnh hưởng với nhau. Các mối quan hệ này có thể là tích cực, là động lực gia tăng chất lượng của quá trình cung cấp thông tin cho các nhà quản lý. Quan hệ này cũng có thể là những rào cản, ảnh hưởng đến vai trò của hệ thống quản trị nguồn lực hoặc kế toán quản trị trong việc quản trị, điều hành một tổ chức, doanh nghiệp.

Bài viết này sẽ đề cập đến ảnh hưởng của việc ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực đối với kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Trên cơ sở tìm hiểu các nghiên cứu đã thực hiện liên quan đến mối quan hệ này, bài viết sẽ có những nhận định và gợi ý cho các hướng nghiên cứu tiếp theo về mối quan hệ giữa ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực nói riêng, công nghệ thông tin nói chung đối với vai trò và việc tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp.

Hệ thống quản trị nguồn lực và kế toán quản trị
Theo quan điểm hệ thống thông tin, hệ thống quản trị nguồn lực (ERP) là 1 hệ thống tập hợp nhiều phân hệ chức năng khác nhau, cho phép doanh nghiệp (DN) tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động toàn DN, tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick and Labuschagne, 2005). Những đặc điểm quan trọng của 1 hệ thống ERP là tính tích hợp trên cơ sở nhiều phân hệ chức năng gắn với quá trình kinh doanh, sử dụng chung dữ liệu và nguồn lực, chia sẻ thông tin theo các chức năng, cấp độ khác nhau trong toàn DN (Nguyễn Bích Liên, 2013). Việc ứng dụng ERP vào trong DN sẽ gia tăng hiệu quả hoạt động, hoạch định và quản trị chiến lược tốt hơn, góp phần vào chuẩn hóa quy trình, tổ chức hoạt động của DN (Mishra Alok, 2008).

Kế toán quản trị (KTQT) là 1 quá trình nhận dạng, đo lường, tổng hợp, phân tích, lập, trình bày và cung cấp thông tin (tài chính và hoạt động) cho các nhà quản trị (NQT) nhằm hoạch định, đánh giá, kiểm soát trong 1 tổ chức cũng như đảm bảo việc sử dụng nguồn lực của tổ chức (Theo CIMA-Chartered Institute of Management Accountants). IMA (Institute of Management Accountants) định nghĩa KTQT là 1 quá trình tạo ra giá trị và cải tiến liên tục của việc hoạch định, thiết kế, đo lường và vận hành cả 2 hệ thống thông tin tài chính và phi tài chính nhằm hướng dẫn cho các hoạt động quản trị, khuyến khích các hành vi, hỗ trợ và tạo ra các giá trị văn hóa nhằm đạt được các mục tiêu về chiến lược, chiến thuật và mục tiêu hoạt động của tổ chức.
Kaplan & Atkinson (2005) cho rằng, hệ thống KTQT cung cấp thông tin nhằm giúp các NQT trong việc hoạch định và kiểm soát. Các công việc của KTQT bao gồm việc thu thập, phân loại, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin cho các NQT. Phạm vi của KTQT không chỉ giới hạn trong việc đo lường doanh thu, chi phí mà còn bao gồm các thông tin về bán hàng, số lượng, giá cả, nhu cầu của các nguồn lực cung cấp và đo lường kết quả hoạt động theo các chỉ số phi tài chính.

Có 3 điểm rút ra từ các định nghĩa về KTQT. Thứ nhất, các định nghĩa về KTQT đều nhấn mạnh vai trò của thông tin, bao gồm các thông tin tài chính và phi tài chính. Điều này cho thấy việc nghiên cứu KTQT kết hợp với các nghiên cứu hệ thống thông tin là tiếp cận cần thiết. Thứ hai, các công việc của KTQT có thể chia làm 3 nhóm công việc: (1) Bao gồm các công việc thiết lập 1 cơ sở dữ liệu xử lý và tạo ra thông tin (thu thập, tổng hợp, phân loại…); (2) Sử dụng các phương pháp, công cụ, kỹ thuật về đo lường, đánh giá, phân tích thông tin cho các NQT (ví dụ: Phương pháp tập hợp chi phí theo mức độ hoạt động (Activity-Based Cost, ABC) hay công cụ bảng điểm cân bàng (Balanced Score Card, BSC); và (3) Tổ chức cung cấp thông tin cho các NQT khác nhau thông qua việc tổ chức, thiết kế hệ thống KTQT.

Như vậy, khi phân tích mối quan hệ giữa ERP và KTQT, chúng ta có thể xem xét tác động ảnh hưởng của ERP đối với KTQT theo 3 nội dung nêu trên. Trên cơ sở đó, phần tiếp theo của bài viết sẽ tiếp cận 1 số nghiên cứu đã thực hiện về ảnh hưởng tác động của ERP với KTQT về quá trình thu thập dữ liệu, về phương pháp kế toán, về tổ chức và vai trò của người làm KTQT và kết quả hoạt động của DN.

Ảnh hưởng của ERP đối với KTQT
Ảnh hưởng của ERP đến công việc của KTQT
Các công việc của KTQT bao gồm những hoạt động như thu thập dữ liệu, báo cáo, phân tích thông tin, … cho dù mô hình hay phương pháp KTQT được sử dụng là ABC hay BSC. Booth và các cộng sự (2000) khi đánh giá ảnh hưởng của ứng dụng ERP đối với KTQT đã cho thấy rằng, hệ thống ERP có ảnh hưởng tích cực đến quá trình thu thập dữ liệu và xử lý nghiệp vụ nhưng lại không có tác dụng tích cực đối với việc cung cấp thông tin và hỗ trợ ra quyết định. Tương tự, Fahy and Lynch (1999) nhận định từ kết quả nghiên cứu cho thấy, hệ thống ERP làm cải thiện việc cung cấp dữ liệu cho các hoạt động KTQT nhưng lại dẫn đến những ảnh hưởng tiêu cực đối với khả năng hỗ trợ ra quyết định của công ty. Chất lượng báo cáo cũng không có cải thiện đáng kể khi so sánh với 1 số lượng các dữ liệu thu thập và khả năng xử lý của máy tính.
Một phát hiện đáng chú ý của Malmi (2001) đối với các tổ chức đang áp dụng BSC, đó là xu hướng sử dụng việc thu thập dữ liệu bằng thủ công hoặc bằng những hệ thống đơn giản hơn là vận dụng ERP hay các hệ thống tích hợp để thu thập dữ liệu.

Kết quả từ một số nghiên cứu trên cho thấy, hệ thống ERP có thể ảnh hưởng tích cực đến việc tổ chức thu thập dữ liệu ban đầu cho công tác KTQT. Tuy nhiên, việc sử dụng dữ liệu để cung cấp thông tin dường như không có cải thiện đáng kể, nhất là về chất lượng thông tin KTQT.
Ảnh hưởng của ERP đến việc vận dụng các phương pháp KTQT.

Scapens & Jazayeri (2003) trong 1 nghiên cứu tình huống đã chỉ ra rằng, các phương pháp KTQT không có thay đổi đáng kể khi ứng dụng các hệ thống ERP. Các NQT có khuynh hướng chuyển đổi những kỹ thuật, phương pháp kế toán đã áp dụng trước đó vào hệ thống ERP mới thiết lập hay nói cách khác các hệ thống ERP góp phần củng cố tính ổn định của các phương pháp KTQT đang sử dụng tại đơn vị mà không thúc đẩy cải tiến hay áp dụng các phương pháp mới. Tương tự như vậy, Fahy & Lynch (1999) cũng phát hiện ra rằng không có những phương pháp đánh giá thành quả hoạt động mới được thiếp lập khi ứng dụng 1 hệ thống thông tin như ERP.

Một kết quả đáng chú ý mà Granlund & Malmi (2002) và Malmi (2001) tổng kết từ các nghiên cứu, đó là các phương pháp KTQT như ABC, BSC không được thiết lập thông qua việc sử dụng hệ thống ERP mà được thực hiện bên ngoài hệ thống này, thông qua các phần mềm bảng tính đơn giản hoặc các phần mềm chuyên dụng. Những phần mềm này có tính linh hoạt, dễ sử dụng trong việc phân tích và cung cấp thông tin so với các hệ thống ERP phức tạp.

Ảnh hưởng của ERP đến vai trò của người làm KTQT

Các nghiên cứu về ảnh hưởng của hệ thống thông tin đối với KTQT cho thấy vai trò của người làm KTQT có sự thay đổi đáng kể. Granlund & Malmi (2002) và Quattrone & Hopper (2001) đã cho thấy, người làm KTQT đang thực hiện những công việc gắn liền với hoạt động kinh doanh của DN nhiều hơn. Các công việc mang tính sự vụ hàng ngày, lặp lại ngày càng giảm dần khi vai trò của người làm KTQT rộng hơn (Scapens & Jazayeri, 2003).

Quá trình ứng dụng các hệ thống ERP đã dẫn đến vai trò mới với sự kết hợp của nhiều công việc của người làm KTQT (Caglio, 2003). Họ có thể đóng vai trò là các nhà tư vấn kinh doanh đồng thời là người quản trị, điều hành hệ thống thông tin nhằm đảm bảo vận hành theo mục tiêu đặt ra. Công việc này đòi hỏi nhiều áp lực khi mà ngày càng có nhiều vấn đề phụ thuộc vào hoạt động của hệ thống.

Hệ thống ERP thường thiết lập tự động việc xử lý các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày khi dữ liệu được nhập ở các thành phần khác nhau của hệ thống như tính giá, định khoản, cập nhật theo dõi chi tiết… Do đó, các công việc của KTQT có thể thực hiện bởi các nhân viên không phải là kế toán (Quattrone & Hopper, 2001). Sử dụng hệ thống ERP cũng dẫn đến thông tin có thể cung cấp trong toàn đơn vị với các đối tượng sử dụng khác nhau. Thông qua đó họ có thể đánh giá và kiểm soát các chức năng do mình quản lý, việc kiểm soát cũng sẽ được thực hiện phân tán (Scapens & Jazayeri, 2003). Vì vậy, việc tổ chức KTQT sẽ mang tính phân tán và thực hiện ở nhiều bộ phận, công đoạn khác nhau bởi các đối tượng khác nhau.

Ảnh hưởng giữa ERP và KTQT đối với kết quả hoạt động của tổ chức
Kết quả của các nghiên cứu về ảnh hưởng của việc ứng dụng các hệ thống ERP với thành quả hoạt động của DN cho thấy, không có 1 sự chắc chắn về tác động tích cực của ERP tới kết quả của DN. Hayes và cộng sự (2001) chỉ ra sự gia tăng giá trị của DN khi ứng dụng ERP nhưng cũng cùng thời gian trên, nghiên cứu của Poston & Grabski (2001) kết luận rằng, không có ảnh hưởng nào của việc ứng dụng ERP vào kết quả hoạt động của DN. Điều này cho thấy, mối quan hệ giữa việc ứng dụng ERP và kết quả hoạt động của DN cần phải được nghiên cứu thêm. Có thể trong mối quan hệ này có sự tham gia của các biến trung gian, điều tiết. Ví dụ như, việc ứng dụng hệ thống ERP có thể làm thay đổi quy trình, tổ chức hoạt động của DN, thay đổi cách thức hoạch định, kiểm soát và điều này sẽ tạo ra tác động tích cực đối với thành quả của DN. ở khía cạnh này, KTQT có xem là các yếu tố trung gian tác động đến mối quan hệ giữa ERP và thành quả hoạt động của DN.

Tuy nhiên, hầu như không có nhiều các nghiên cứu về vai trò trung gian của KTQT trong mối quan hệ giữa ứng dụng ERP và kết quả hoạt động. Điều này đặt ra 1 hướng nghiên cứu sâu hơn về vấn đề này.

Định hướng các nghiên cứu liên quan
Kết quả của các nghiên cứu liên quan đến mối quan hệ giữa ứng dụng ERP và KTQT được trình bày tóm tắt theo 4 nội dung nêu trên. Các kết quả nghiên cứu này sẽ là cơ sở gợi ý những hướng nghiên cứu tiếp theo về mối quan hệ giữa ứng dụng ERP nói riêng, công nghệ thông tin nói chung đối với KTQT trong DN.

Về tổ chức, ứng dụng hệ thống ERP nhằm thúc đẩy việc vận dụng các phương pháp, kỹ thuật KTQT hiện đại như ABC, BSC,...
Các nghiên cứu đã trình bày ở phần trên cho thấy, việc ứng dụng các hệ thống ERP không làm thúc đẩy việc sử dụng các phương pháp, kỹ thuật KTQT mới. Các NQT có khuynh hướng sử dụng các phương pháp truyền thống đã có trước khi ứng dụng ERP hoặc sử dụng 1 hệ thống riêng biệt để thu thập dữ liệu và áp dụng các phương pháp mới. Phải chăng, có thể có những hạn chế của 1 hệ thống ERP đối với công việc của KTQT, đâu là khác biệt giữa 1 hệ thống ERP và 1 hệ thống chuyên biệt về KTQT trong công tác KTQT, … là những câu hỏi nghiên cứu cần đặt ra.

Về mức độ tích hợp của ERP khi tổ chức hệ thống KTQT
Các nghiên cứu đã thực hiện cho thấy, 1 hệ thống ERP với tính tích hợp cao (về dữ liệu, phần mềm, thông tin) có thể không cần thiết đối với KTQT (Scapens & Jazayeri, 2003). Cooper & Kaplan (1998) trong mô hình 4 giai đoạn để xây dựng hệ thống kế toán chi phí cũng chỉ ra rằng, ở những giai đoạn đầu chỉ cần hệ thống tích hợp ở 1 mức độ nhất định và sử dụng các hệ thống đơn lẻ, dữ liệu chuyên biệt để hỗ trợ cho các hoạt động của KTQT. Chỉ đến khi thiết lập 1 hệ thống KTQT (chi phí) hoàn chỉnh (giai đoạn 4) thì mới cần 1 hệ thống tích hợp đầy đủ để mở rộng vai trò của các phương pháp KTQT áp dụng (như ABC), tăng cường kiểm soát hoạt động và chất lượng của dữ liệu, thông tin. Các vấn đề sau đây vẫn còn tiếp tục nghiên cứu để bổ sung cho nền tảng lý thuyết về tổ chức KTQT, trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin như: Đâu là mức độ tích hợp phù hợp của 1 hệ thống khi triển khai KTQT? Mối quan hệ giữa tính tích hợp của hệ thống và các phương pháp KTQT?…

Vai trò của người làm KTQT và tổ chức KTQT khi ứng dụng ERP
Trong điều kiện ứng dụng ERP, công việc KTQT sẽ được phân tán thực hiện bởi các đối tượng, bộ phận khác nhau trong DN. Sự tham gia của các đối tượng này (với kiến thức về KTQT hạn chế) sẽ đặt ra các câu hỏi như những kỹ năng, yếu tố nào cần thiết để các đối tượng “không chuyên nghiệp” này thực hiện công việc của KTQT. Vai trò của người làm KTQT cũng sẽ thay đổi và sẽ thể hiện như thế nào trong 1 cấu trúc phân tán của KTQT khi ứng dụng ERP.

Mối quan hệ giữa ứng dụng ERP và KTQT đối với kết quả hoạt động của DN
Trong giới hạn khảo sát của bài viết, hiện nay vẫn chưa có nghiên cứu nào về mối quan hệ giữa ứng dụng ERP và KTQT đối với kết quả hoạt động của DN. Vai trò của ERP đối với hoạt động của DN là không thể phủ nhận và đã được chứng minh qua các nghiên cứu. Tầm quan trọng của KTQT đối với quá trình quản trị, điều hành của DN cũng đã được khẳng định. Tuy nhiên, 1 mô hình tích hợp giữa ứng dụng ERP với KTQT tác động đến kết quả hoạt động của doanh nghệp, vai trò điều tiết, trung gian của KTQT trong mối quan hệ giữa ERP và thành quả, … cần phải được kiểm nghiệm bởi các nghiên cứu tiếp theo.

5. Kết luận
Vai trò của ERP và KTQT đối với quá trình quản trị, điều hành tổ chức, DN là không thể phủ nhận. Với mục tiêu chung là cung cấp thông tin hữu ích cho các quá trình quyết định, mối quan hệ phù hợp giữa ERP và KTQT sẽ đem lại lợi ích cho DN. Do đó, việc nghiên cứu về mối quan hệ này sẽ là những chủ đề nên được tiếp tục thực hiện trong thời gian tới./.

Tài liệu tham khảo

1. Nguyễn Bích Liên, 2013. Xác định và kiểm soát các nhân tố chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) tại các DN Việt Nam. Luận án Tiến sĩ. Trường ĐH Kinh tế TP.Hồ Chí Minh
2. Booth, P. Z. Matolcsy, B. Wieder, 2000. Integrated information systems (ERP systems) and accounting practise – the Australian experience. The 3rd European Conference on Accounting Information Systems, Munich, Germany, March 27-28, 2000.
3. Caglio, A., 2003. Enterprise resource planning systems and accountants: towards hybridization? European Accounting Review, volume 12, issue 1, pp. 123-153
4. Cooper, R., R. S. Kaplan, 1998. The promise – and peril – of integrated cost systems. Harvard Business Review, volume 76, issue 4, pp. 109-119
5. Fahy, M. J., R. Lynch, 1999. Enterprise resource planning (ERP) systems and strategic management accounting. The 22nd Annual Congress of the European Accounting Association, Bordeaux,France, May 5-7, 1999
6. Granlund, M., T. Malmi, 2002. Moderate impact of ERPS on management accounting: a lag orpermanent outcome? Management Accounting Research, volume 13, issue 3, pp. 299-321
7. Hayes, D.C., J.E.HuntonandJ, L.Reck. 2001. Marketreactionto ERP implementationannouncements. Journal of InformationSystems, volume 15, issue 1, pp.3-18
8. Kaplan, Atkinson,2005. Advanced management accounting, 5th edition. International edition, PrenticeHall, Upper Saddle River, NJ, USA.
9. Malmi, T., 2001. Balanced scorecards in Finnish companies: A research note. Management Accounting Research, volume 12, issue 2, pp. 207-220
10. Marnewick, C., Labuschagne, L., 2005. A conceptual model for enterprise resource planning (ERP). Information Management & Computer Security No.2.
11. Mishra Alok, 2008. Achieving Business Benefits From ERP Systems. Enterprise Resource Planning for Global Economies: Managerial Issues and Challenges. IGI Global, p77-93
12. Poston, R., S. Grabski, 2001. Financial impacts of enterprise resource planning implementations. International Journal of Accounting Information Systems, volume 2, issue 4, pp. 271-294
13. Quattrone, P., T. Hopper, 2001. What does organizational change mean? Speculations on a taken for granted category. Management Accounting Research, volume 12, issue 4, pp. 403-435
14. Scapens, R.W., M. Jazayeri. 2003. ERP systems and management accounting change: Opportunities or impacts? European Accounting Review, volume12, issue 1, pp. 201-233..